Huishoudelijk reglement


Artikel 1. Inleidende bepalingen

  1. Dit reglement neemt de terminologie over van de statuten en de daarop berustende reglementen of richtlijnen van de vereniging ‘Het Groninger Paard” (GrP).
  2. Waar in dit reglement wordt gesproken van bestuur, dagelijks bestuur, of de Algemene Vergadering, wordt bedoeld het bestuur, het dagelijks bestuur, of de Algemene Vergadering van de vereniging GrP.

Artikel 2. Lidmaatschap, donateurschap en verstrekken gegevens

  1. Zij die lid of donateur wensen te worden geven zich daarvoor op bij de secretaris van de vereniging. Door diens zorg wordt die opgave terstond doorgegeven aan de penningmeester van de vereniging.
  2. Het lidmaatschap of donateurschap vangt aan na betaling van een jaarlijkse financiële bijdrage als bedoeld in de artikelen 11 en 15 van de statuten.
  3. De secretaris en penningmeester van de vereniging houden blijvend en nauwkeurig een lijst bij van benodigde gegevens van leden, ereleden en donateurs. Elke geregistreerde op deze lijst kan het overzicht van namen-woonplaatsen-telefoonnummers bij de secretaris opvragen. Het verstrekte overzicht mag nooit worden ingezet om enig zakelijk en/of handelsbelang te dienen.
  4. Indien leden, ereleden en donateurs expliciet aangeven bezwaar te hebben tegen inzage in hun gegevens, zal deze inzage niet worden gegeven. Het bestuur, de stamboekadministratie en de financiële administratie hebben te allen tijde wel inzicht in de genoemde gegevens.

Artikel 3. Algemene Vergadering

  1. Het bestuur stelt de datum en de plaats van de te houden Algemene Vergadering tijdig vast.
  2. De oproep voor deze vergadering vindt overeenkomstig artikel 16, lid 3 van de statuten schriftelijk plaats.

Artikel 4. Agenda Algemene Vergadering

De agenda voor de Algemene Vergadering zal onder andere vermelden:

a) de in artikel 17, lid 1, sub e, onder ten eerste tot en met ten zesde, van de statuten genoemde punten
b) de in artikel 18, onder a tot en met c genoemde punten.

Artikel 5. Voorstellen van de leden

  1. Met inachtneming van artikel 18, onder punt c, van de statuten, heeft een groep van ten minste 20 leden, het recht om aan de jaarlijkse Algemene Vergadering, zodanige voorstellen te doen als door haar ter bevordering van het doel der vereniging nodig of nuttig worden geacht.
  2. Deze voorstellen moeten, om op de agenda van Algemene Vergadering te worden geplaatst, uiterlijk twee maanden voordat deze in enig jaar zal worden gehouden, schriftelijk bij de secretaris zijn ingediend.
  3. Eventuele later ingekomen voorstellen kunnen door het bestuur op de agenda voornoemd worden geplaatst.

Artikel 6. Aanvullen agenda Algemene Vergadering

  1. Voorts is een groep van ten minste 20 leden bevoegd binnen één maand na ontvangst en/of kennisneming van een oproep tot bijwoning van de Algemene Vergadering, aan het bestuur schriftelijk te verzoeken de agenda aan te vullen, mits dat verzoek met redenen is omkleed.
  2. Indien het bestuur een verzoek als bedoeld in lid 1 inwilligt, geeft het daarvan ten minste één week voor de datum van de te houden vergadering kennis aan de leden van die groep.
  3. Indien het bestuur een verzoek als vorenbedoeld niet inwilligt, geeft het daarvan ten minste één week voor de te houden vergadering schriftelijk en met redenen omkleed kennis aan de leden verzoekers.

Artikel 7. Nemen van besluiten

De Algemene Vergadering is slechts bevoegd beslissingen te nemen omtrent op de agenda vermelde punten. Niet op de agenda vermelde punten, waarop ter Algemene Vergadering geen beslissing kan of mag worden genomen, dienen op de agenda voor de eerst volgende Algemene Vergadering te worden geplaatst.

Artikel 8. Conceptnotulen

  1. Van elke Algemene Vergadering, bestuursvergadering of dagelijkse bestuursvergadering worden, overeenkomstig het bepaalde in artikel 21, lid 2 van de statuten, conceptnotulen gemaakt, welke ter kennis van de leden zullen worden gebracht.
  2. Deze conceptnotulen worden behandeld in de eerstvolgende vergadering als genoemd in lid 1 en na akkoord bevinding, door de voorzitter en de secretaris ondertekend. De op deze wijze behandelde notulen gelden als volledig bewijs.

Artikel 9. Financiën en betalingen

  1. Het financiële beheer van de vereniging wordt, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, opgedragen aan de penningmeester.
  2. De in de artikelen 11 en 15 van de statuten bedoelde financiële bijdrage van de donateurs en de leden, wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering in het lopende jaar vastgesteld voor het daaropvolgende jaar.
  3. De vorengenoemde jaarlijkse financiële bijdrage van de leden/donateurs, moet in de maand januari overgemaakt worden op de rekening van de vereniging Het Groninger Paard. Bankrekeningnummer 37.77.13.910.
  4. Nieuwe leden/donateurs dienen hun financiële bijdrage binnen één maand, na toelating of aanvaarding door het bestuur, met gebruikmaking van het in lid 3 genoemde rekeningnummer, over te maken aan de penningmeester van de vereniging. De penningmeester draagt zorg dat de gedane stortingen tijdig aan de secretaris worden doorgegeven.

Artikel 10. Afsluiting verenigingsjaar

De penningmeester sluit op 31 december van een verenigingsjaar, de jaarrekening af en geeft aan het bestuur voor 18 februari een overzicht van het financiële beheer van de vereniging.

Artikel 11. Algehele decharge

De Algemene Vergadering zal het bestuur geen algehele decharge, als bedoeld in artikel 17, lid 3 van de statuten verlenen, dan nadat boekenonderzoek heeft plaatsgevonden en daaromtrent verslag is uitgebracht door de in artikel 19, lid 2 en 3 van de statuten genoemde Commissie en deze Commissie ter Algemene Vergadering schriftelijk ter zake heeft gerapporteerd.

Artikel 12. Financiële commissie

  1. De in artikel 11 van dit reglement bedoelde financiële commissie zal bestaan uit twee leden en een plaatsvervangend lid, aangewezen door de Algemene Vergadering op verzoek van het bestuur.
  2. Ieder jaar treedt het commissielid dat het langst in functie is af. Het plaatsvervangend lid wordt dan aangewezen als commissielid. In de alsdan ontstane vacature van plaatsvervangend lid wordt door de Algemene Vergadering voorzien. De aanwijzing van commissieleden en het plaatsvervangend commissielid, heeft plaats in het jaar voorafgaande aan dat, waarop zij in functie zullen zijn.

Artikel 13. Vergoeding reis-/verblijfkosten

De door het bestuur, of de op diens verzoek door de Algemene Vergadering benoemde leden van commissies, kunnen een vergoeding genieten voor de werkelijke en noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfskosten, naar daarvoor door het bestuur vast te stellen maatstaven. Deze kosten behoren te zijn gemaakt gedurende of ter zake van hun functie als commissielid en voorts in het welbegrepen belang van de vereniging.

Artikel 14. Secretariaat

  1. Het bestuur stelt een bezoldiging of vergoeding vast voor de secretaris. Hij/zij is belast met de leiding, de organisatie en het beheer van het verenigingssecretariaat, onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
  2. De zorg voor en de behandeling van alle ontvangen en alle van de vereniging uitgaande correspondentie, vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de secretaris of diens overeenkomstig artikel 24, lid 1 van de statuten aangewezen plaatsvervanger.
  3. De vereniging kent een stamboeksecretariaat, waaraan bij afzonderlijk en schriftelijk mandaat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden toebedeeld.

Artikel 15. Instructies en/of richtlijnen

Het bestuur stelt afzonderlijk instructies en/of richtlijnen vast voor:

a) de secretaris c.q. de secretaris plaatsvervanger
b) de bezoldiging of vergoeding voor de secretaris
c) de penningmeester
d) de toelating van de leden en de aanvaarding van donateurs
e) de op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering te benoemen leden van de keuringscommissies als genoemd in artikel 16 van dit reglement
f) de reis- en verblijfkosten voor de leden van de commissies als bedoeld in artikel 13 van dit reglement
g) de financiële commissie als bedoeld in artikel 19, lid 2 van de statuten
h) het rooster van aftreding voor bestuursleden als bedoeld in artikel 23, lid 2 van de statuten
i) het rooster als bedoeld in artikel 21, lid 3 van dit reglement
j) de door het bestuur benoemde commissies als bedoeld in artikel 25, lid 3 van de statuten.
k) de stamboekadministratie en de financiële administratie.

Artikel 16. Leden keuringscommissies

  1. De Algemene Vergadering benoemt op voorstel van het bestuursleden en plaatsvervangende leden van de keuringscommissies.
  2. De benoemingsprocedure, alsmede onder andere hun taak en zittingsduur, worden geregeld in de in artikel 15, lid 1 onder punt e van dit reglement bedoelde en door het bestuur vast te stellen instructie.

Artikel 17. Bestuurs-/dagelijkse bestuursvergaderingen

  1. Vergaderingen van het bestuur of het dagelijks bestuur worden gehouden op plaatsen en tijdstippen door de voorzitter en de secretaris vast te stellen.
  2. Bestuursvergaderingen worden bovendien gehouden wanneer ten minste drie bestuursleden het verzoek daartoe schriftelijk aan de voorzitter doen.
  3. De voorzitter moet binnen twee weken aan het in het tweede lid van dit artikel bedoelde verzoek voldoen door een bestuursvergadering uit te schrijven tegen een dag, gelegen binnen vier weken na indiening van het verzoek. Indien de voorzitter daar niet aan voldoet, hebben de verzoekers zelf het recht om op de normale vergaderplaats of in de directe omgeving daarvan een vergadering samen te roepen. Deze vergadering wordt voorgezeten door het bestuurslid, dat als eerste het verzoekschrift heeft ondertekend.

Artikel 18. Stemmingen

  1. Elk lid van het bestuur of van het dagelijks bestuur, heeft op de in die besturen te houden vergadering één stem.
  2. Alle besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen.
  3. Bij staking van stemmen in het dagelijks bestuur wordt de zaak verwezen naar het bestuur.
  4. Bij staking van stemmen in het bestuur beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 19. Oproeping bestuurs-/dagelijks bestuursvergaderingen

  1. De oproeping voor vergaderingen van het bestuur of het dagelijks bestuur geschiedt schriftelijk door of namens de voorzitter, uiterlijk één week voor de dag van de te houden vergadering en met vermelding van de te behandelen agendapunten.
  2. Hiervan kan in zeer bijzondere – dringende – gevallen en wanneer alle bestuursleden daarmee akkoord gaan, worden afgeweken.

Artikel 20. Notulering

  1. De leden van het bestuur ontvangen van elke vergadering van het dagelijks bestuur een afschrift van de notulen.
  2. In daartoe aanleiding gevende gevallen wordt een gemotiveerde besluitenlijst van het bestuur of van het dagelijks bestuur aan de leden toegezonden.

Artikel 21. Foktechnische commissie

  1. Overeenkomstig het bepaalde bij artikel 23, lid 3 van de statuten, benoemt het bestuur een foktechnische commissie, die haar dient te adviseren en bij te staan in haar doelstellingen en met de middelen als genoemd in de artikelen 3 en 5 van de statuten.
  2. Deze commissie zal bestaan uit:
    a) de foktechnisch inspecteur als bedoeld in artikel 27 van de statuten als voorzitter
    b) maximaal 4 op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering te benoemen leden.
  3. Iedere 2 jaar treedt één van de in het tweede lid, onder a en b, van dit artikel bedoelde
    commissieleden af volgens een daartoe door het bestuur op te maken rooster.
  4. De aftredende leden van de foktechnische commissie zijn herkiesbaar; de foktechnisch inspecteur kan opnieuw worden benoemd.

Artikel 22. Wijziging huishoudelijk reglement

  1. Wijzigingen van dit reglement dienen op een Algemene Vergadering aangenomen te worden, na op de agenda voor deze vergadering aangekondigd en omschreven te zijn.
  2. Wijzigingen kunnen worden aangenomen met ten minste twee/derde van de uitgebrachte geldige stemmen.

Terug


 Vastgesteld op de Algemene Vergadering van 29 maart 2014